Home › RFI en RFP

RFI en RFP opstellen voor een acquirer of PSP

Een RFI verkent de markt. Een RFP haalt voorstellen op waarop u kunt afrekenen. Het verschil tussen die twee bepaalt of u straks onderhandelt of tekent.

Met een Request for Information brengt u de markt in kaart: wie kan wat, tegen welke orde van grootte, met welke ervaring in uw branche. U hoeft nog niets te kiezen.

Met een Request for Proposal vraagt u aan de overgebleven partijen een voorstel op maat: prijs, implementatieplan, service levels en contractvoorwaarden. Vanaf dat moment praat u over cijfers die iemand heeft moeten onderbouwen.

Beide documenten opstellen vraagt kennis van betaalproducten, technologie en de markt. Een slecht geformuleerde vraag levert een antwoord op dat nergens op vastpint, en daar komt u pas achter als het contract loopt.

Fase 1 · Voorbereiding

Bepaal wat u nodig hebt

Welke betaalmethoden wilt u accepteren? Denk aan creditcards, debitcards, iDEAL, Vipps, EPS, MultiBanco, BankAxept, Trustly en Girocard.
Via welke kanalen: online, in de winkel, mobiel door medewerkers?
Welk transactievolume verwacht u, nu en over drie jaar?
Welke eisen stelt u aan rapportage, reconciliatie en fraudebeheer?
Binnen welk budget moet de oplossing passen?
Wat wilt u bereiken: lagere kosten, hogere conversie, internationale expansie? Kies er hoogstens twee. Wie alle drie tegelijk vraagt, krijgt een offerte die alles belooft.

Stel een projectteam samen

Betrek finance, IT, operations en marketing. Een betaalcontract raakt al die afdelingen, en de afdeling die niet meepraat is de afdeling die er later mee moet werken. Wijs één projectleider aan die de voortgang bewaakt.

Verken de markt

Breng in kaart welke acquirers en PSP's bij uw profiel passen. Verzamel informatie over diensten, tarieven, technologie en reputatie, en lees ook wat hun huidige klanten erover schrijven.

Fase 2 · De RFI

Schrijf een kort en helder document

Beschrijf uw bedrijf en uw behoefte, en stel gerichte vragen. Vraag onder meer naar:

ondersteunde betaalmethoden en kanalen;
geografische dekking;
integratiemogelijkheden met uw bestaande systemen;
beveiliging en compliance, waaronder PCI DSS-certificering;
tooling en expertise op het gebied van fraude- en risicobeheersing;
rapportage en analyse;
beschikbaarheid en kwaliteit van support;
aantoonbare ervaring in uw branche. Let op het woord aantoonbaar.

Verstuur en beoordeel

Stuur de RFI naar een geselecteerde groep, met een duidelijke deadline. Beoordeel de antwoorden aan uw vooraf vastgelegde criteria en zet ze naast elkaar in één vergelijkingstabel. Wie die tabel pas achteraf maakt, kiest op de laatste presentatie in plaats van op de inhoud.

Fase 3 · De RFP

Vraag om toetsbare voorstellen

Bouw voort op de RFI. Geef nu wel gedetailleerde cijfers over uw volumes, en vraag om:

een prijsvoorstel op maat, gebaseerd op uw eigen transactievolume;
een implementatieplan met tijdlijn;
de prijsstructuur uitgesplitst: transactiekosten, maandkosten, setupkosten en alle bijzondere tarieven;
de service levels en de garanties daarachter;
contractduur en opzegvoorwaarden;
het integratieproces en de ondersteuning daarbij;
uitgevoerde beveiligingsaudits en behaalde certificeringen.

Beoordeel en spreek door

Weeg prijs, functionaliteit, technologie, implementatie, service en voorwaarden tegen elkaar af. Plan demonstraties met de finalisten en laat ze rekenen aan uw eigen transactiemix, niet aan een voorbeeldcase.

Fase 4 · Selectie en implementatie

Onderhandel de definitieve voorwaarden. Dit is het laatste moment waarop u onderhandelingspositie hebt.
Zorg dat het contract elk onderdeel van de samenwerking beschrijft, inclusief wat er gebeurt als het misgaat.
Werk samen aan de integratie en test uitgebreid voordat u live gaat.
Train uw medewerkers op de nieuwe systemen en processen.
Meet de resultaten tegen uw doelstellingen en plan vaste evaluaties met de leverancier.

Wat Heights voor u doet

Uw eisen en doelstellingen scherp krijgen voordat er één vraag op papier staat.
Het RFI- en RFP-document opstellen, in vragen waar niet omheen te antwoorden valt.
De longlist samenstellen en de markt afbakenen.
De reacties beoordelen en vergelijkbaar maken.
Namens u onderhandelen over tarieven, service levels en contractvoorwaarden.
De implementatie begeleiden en de resultaten toetsen aan wat er beloofd is.

Training betalingsverkeer

Heights verzorgt een training over de acceptatie van creditcards en andere betaalmethoden. Theorie waar het moet, praktijk waar het kan. Na afloop weet u waar in uw eigen keten de conversie en de kosten zitten.

Meer over de training betalingsverkeer