Administratie, rapportages en reconciliatie

Bravo dat u op deze link hebt gedrukt. De meeste mensen doen dat niet.

Administratie, rapportages en reconciliatie krijgen bij de selectie van een PSP zelden de aandacht die ze verdienen. De rompslomp begint al bij de keuze tussen een distribuerende en een collecterende PSP.

Distribuerend of collecterend?

Een PSP die alleen distribueert, heet een gateway. Het verschil zit in wie u factureert en wie u uitbetaalt.

• Collecterende PSP. U krijgt facturen voor de geleverde diensten, informatie over de verwerkte transacties en periodiek de bij klanten geïncasseerde bedragen. Eén tegenpartij.
• Distribuerende PSP. U krijgt diezelfde facturen en transactie-informatie van de PSP, en daarnaast van elke aangesloten acquirer afzonderlijk een rekening voor de diensten, de verwerkte transacties en de uitbetaling. Meer tegenpartijen, meer stromen, meer afletterwerk.

Afletteren

Gebruikt u één acquirer voor creditcards en uw huisbank voor iDEAL, dan valt het mee. Bent u actief in twaalf landen met twintig acquirers, onregelmatig over die landen verdeeld, dan ligt er werk voor uw administratie. De afschriften komen binnen per post, per e-mail en via inlogportalen waar u de gegevens zelf moet opzoeken en downloaden. Ze komen dagelijks, wekelijks, maandelijks en in de regel te laat.

Leg die ontvangen bedragen vervolgens maar eens naast de geplaatste bestellingen en de werkelijk geleverde goederen en diensten. Dat werk heet officiëel afletteren of reconciliëren, maar leuk wordt het nooit.

Daar komen de storneringen, terugboekingen en correcties nog bij. Elke acquirer rapporteert en verwerkt die net iets anders, en meestal in zijn eigen taal. Engels, Duits en Frans redt u nog wel; Deens, Zweeds en Braziliaans Portugees wordt lastiger. Nog een geluk dat ze overal dezelfde cijfers gebruiken.

Vier criteria voor rapportage en reconciliatie

Beoordeel uw gateway, acquirer en collecterende PSP op deze vier punten.

Autorisatie: wie mag wat?

Het basisprincipe van administratieve organisatie is functiescheiding. Taken vallen uiteen in beschikken, uitvoeren, bewaren, registreren en controleren.

Die taken horen niet allemaal bij één persoon te liggen. In het systeem van uw PSP hoort u dat onderscheid te kunnen maken.

Volledigheid: krijgt u alles te horen?

De ideale PSP ondersteunt uw administratie van A tot Z.

De meeste PSP's leveren alleen informatie over autorisaties en clearing en settlement. De rest van de administratieve keten mag u zelf organiseren.

Juistheid: klopt de informatie?

Kunt u de aantallen, bedragen en statussen ergens tegenaan houden?

Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Fouten maken is menselijk, en een aantal PSP's laat die menselijke kant graag zien.

Tijdigheid: wanneer weet u het?

Klanten associeren online met real time. Het zal u verbazen hoeveel werk bij PSP's nog met de hand gebeurt. Bij creditcards is de informatie doorgaans wel vrijwel direct beschikbaar.

Uw PSP belooft u alle informatie te verstrekken, en doet dat ook: u zoekt zich suf in een systeem met werkelijk alles erin. Daarom werken sommige PSP's met dashboards, waarop u in één oogopslag de status van elke fase ziet. Drukker en geanimeerder kunnen we het niet maken.

Training betalingsverkeer

Heights verzorgt een training over de acceptatie van creditcards en andere betaalmethoden. Theorie waar het moet, praktijk waar het kan. Na afloop weet u waar in uw eigen keten de conversie en de kosten zitten.

Meer over de training betalingsverkeer